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Logiciels ou systèmes de caisse

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Nouvelle réglementation

A compter du 1er janvier 2018, la loi de finances pour 2016  (L'article 88 de la loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015) a instauré l'obligation pour les commerçants et autres assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d'un logiciel ou système de caisse (accessible ou non en ligne) d'utiliser un équipement conforme, répondant à certaines obligations.

Cette réglementation vous concerne également si tout ou partie des opérations réalisées sont exonérées de TVA ou si vous relevez du régime fiscal de la franchise en base de TVA.

Cette nouvelle disposition vise à mieux lutter contre la fraude à la TVA (en rendant impossible la soustraction des paiements en espèces des recettes de la comptabilité). »

Quelles obligations s'imposent aux logiciels ou systèmes de caisse à partir du 1er janvier 2018 ?

Un logiciel ou système de caisse doit permettre à l'administration fiscale de contrôler les données qui y sont enregistrées. Ces données doivent être inaltérables, sécurisées, conservées et archivées.
Le logiciel ou système de caisse doit permettre :

  • l'accès aux données d'origine enregistrées ainsi qu'aux détails datés des opérations (année, mois, jour, heure, minute) et aux éventuelles corrections apportées. Il doit prévoir une clôture périodique des enregistrements (journalière, mensuelle, annuelle ou par exercice),
  • la conservation des données de règlement durant 6 ans minimum,
  • l'archivage des données enregistrées selon une périodicité choisie (au maximum annuelle ou par exercice). Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l'administration y compris lorsque l'entreprise a changé de logiciel ou de système.
  • une traçabilité de la remontée des données quand la conservation des données enregistrées est réalisée au niveau du système centralisateur (cas de plusieurs points de vente avec système de caisse centralisé).

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